6.1. Электронный обмен данными. Концепция и основные элементы

Понятие ЭОД (EDI)

Технологии электронного обмена данными, ЭОД {Electronic Data Interchange, ED Г) начали развиваться свыше 30 лет назад одновре­менно в нескольких странах. Изначально эти технологии представ­ляли собой попытки использования неких единых форматов дан­ных с целью модификации всего процесса создания и обработки информации. Постепенно, с развитием подобных систем, сложи­лось общее представление о том, что такое ЭОД, каковы его основ­ные элементы.

Существует много определений ЭОД, здесь приводится одно из наиболее кратких и простых:

ЭОД— это передача структурированных данных с помощью со­гласованных стандартов сообщений из одного компьютера в дру­гой электронным образом.

В некоторых определениях вместо «компьютер» используются термины «компьютерная система», «локальная сеть», «интрасеть» или аналогичные. Другие определения включают уточнение «без вмешательства человека», «автоматически». Но эти уточнения не меняют основной сути понятия ЭОД.

В качестве основных элементов ЭОД можно выделить следую­щие:

• сам компьютер или компьютерная система;

• телекоммуникационное оборудование для доставки сообще­ния в линию связи;

• компьютерные сети с добавленными услугами {Value-Added Networks, VAN) или телекоммуникационные сети общего пользова­ния;

• специальное программное обеспечение (трансляторы);

• стандарты ЭОД;

• цифровое кодирование продукции (штрих-коды или RFID-метки);

• торговые партнеры.

В качестве основной характеристики ЭОД можно выделить тот факт, что используются только сообщения установленного типа, т.е. функции сообщения строго определены (например, оферты, транспортные инструкции, таможенные декларации и т.п.) и они согласованы заранее между отправителем и получателем. Данные структурированы в соответствии с существующими стандартами, они представлены в форме, подходящей для компьютерной обра­ботки и автоматической передачи. Обмен сообщениями осуществ­ляется автоматически, электронным способом, между компьюте­рами без вмешательства человека. Это означает, что пользователи могут создавать системы, позволяющие автоматически принимать решения о пересылке необходимой информации согласно установ­ленным правилам, в течение всего времени, пока проходит инфор­мация о подготовке и проведении внешнеторговой сделки.

Итак, в процессе подготовки и проведения внешнеторговой сделки между поставщиком и потребителем (продавцом и покупа­телем) происходит значительный обмен различной информацией. Пример такого обмена показан на рис. 6.1.

Существуют методы обмена информацией, которые не исполь­зуют заранее определенные и стандартизированные форматы. Примерами могут служить электронная почта (e-mail), факсимиль­ная связь (fax), прямой доступ к компьютеру контрагента (online) и т.д. Все это очень важно для развития торгового процесса, однако данные примеры не являются ЭОД.

ЭОД — это не только и не столько технология, он в той же сте­пени является стратегическим ресурсом, как и иные инструменты для бизнеса. ЭОД, внедренный в рамках организации (компании), влияет на всю ее деятельность — от кабинета руководителя до рабо­чего места работника низового звена. Поэтому преимущества от

Рис. 6.1. Типичный поток информации между продавцом и покупателем

внедрения ЭОД можно разделить на преимущества, поддающиеся количественному измерению, и стратегические.

К преимуществам, поддающимся количественному измерению, можно отнести:

• устранение задержек в обработке внешнеторговой информа­ции после ввода необходимых данных;

• устранение ошибок по повторному вводу данных и уменьше­ние времени на устранение ошибок;

• уменьшение количества ошибок из-за неправильной интер­претации данных человеком;

• уменьшение количества ошибок, возникающих из-за непо­нимания и неверного взаимодействия между людьми;

• сокращение усилий по обороту бумажных документов, их хранению;

• уменьшение расходов на пересылку документов;

• улучшение планирования отгрузок и управления запасами;

• оптимизацию стоимости транспортировки продукции;

• обеспечение возможности контроля прохождения сообще­ния и подтверждения о получении (учет);

• сокращение цикла осуществления платежей путем уменьше­ния времени, необходимого для получения и отправки информа­ции, снижение количества ошибок ввода и упрощение процесса восстановления после сбоев.

По данным многочисленных исследований по изучению объ­емов документов, подготавливаемых и оформляемых участниками внешнеторговой сделки, известно, что для реализации одной по ставки в общей сложности необходимо подготовить свыше 40 до­кументов-оригиналов и, соответственно, свыше 360 копий. Вне­дрение систем ЭОД позволяет снизить расходы, связанные с доку­ментооборотом, на 7—10% от общей стоимости сделки. К стратегическим преимуществам ЭОД можно отнести:

• улучшение взаимоотношений с потребителями вследствие ускорения и повышения качества обслуживания;

• уменьшение стоимости продукции из-за сокращения наклад­ных расходов, и улучшение ее конкурентоспособности;

• укрепление взаимоотношений с торговыми партнерами;

• улучшение прогнозирования и стратегического планирова­ния из-за возможности получения и предоставления партнеру бо­лее качественной и своевременной информации;

• улучшение морального климата в организации вследствие ав­томатизации рутинной работы и переключения сотрудников на бо­лее творческую и продуктивную.

Использование как перечисленных, так и иных преимуществ от внедрения ЭОД невозможно без ведущей роли топ-менеджмента предприятия, который несет большую ответственность за разра­ботку и внедрение необходимых условий, создания базы для ис­пользования ЭОД. Только наличия стандартов и соответствующего компьютерного обеспечения совершенно недостаточно для каче­ственного функционирования ЭОД; необходимо, чтобы работни­ки звена управления понимали процедуры торговли, были уверены в организованности и компетентности сотрудников и благоприят­ном моральном климате в коллективе и могли опираться на хоро­шую внутреннюю компьютерную систему еще до начала использо­вания ЭОД.

Основными областями использования ЭОД сегодня остаются банковское дело и торговля, но каких-либо ограничений в его ис­пользовании для других областей не существует. В настоящее вре­мя разрабатывается много подходов к определению структуры данных и их кодированию для использования при электронном об­мене, собирательно данные подходы часто называют edi (использу­ются именно строчные буквы).

Стандарты ЗОД

По мере развития ЭОД в разных странах и отраслях промышленно­сти разрабатывались свои, отдельные стандарты. В частности, в США в 60-е гг. XX в. были разработаны системы ЭОД на авиалини­ях, в производстве двигателей, в здравоохранении. Это были неза­висимые системы со слаборазвитыми стандартами, негибкой сис­темой коммуникаций. Организация — пользователь одной системы не могла установить связь с организацией, использовавшей другую систему. Ниже приведен список некоторых из стандартов, исполь­зовавшихся (и частично использующихся в настоящее время) в от­дельных странах либо отраслях промышленности:

AECOM; ODETTE; TDCC;

ANSI ASC X12; RAIL; TRADACOMS;

GALIA; SEDAS; TRANSCOM;

GENCOM; SINFOS; UN/EDIFACT;

ICOM;SPEC200A; VICS;

MADACOM; SPEC 2000 (C&M); WIWS;

OCEAN; STANDARD RECORD.

Наличие большого количества несогласованных стандартов и связанные с этим неудобства и издержки — все это привело к не­обходимости разработки единых, общепринятых стандартов ЭОД. И первым из стандартов, ставшим в полной мере единым для большинства участников ВЭД во многих странах, стал стан­дарт SWIFT.