Глава 3. Деловая переписка

Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

• Официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике.

• Деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Общие правила оформления официальной корреспонденции. Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями.

Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.

Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций:

• Обращение - указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д.

• Комплимент - это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол уверения в моем весьма высоком уважении ….. , С глубоким уважением, или просто, Искренно Ваш и т.д.

• Подпись - удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

• Дата - должна включать день месяца, год и место подписания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

• Адрес - полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.

Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться общепринятых правил:

• Служебное письмо пишется на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

• В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует".

• Каждая страница, кроме первой нумеруется арабскими цифрами.

• Служебные письма печатаются на машинке или компьютере, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с красной строки - 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.

• Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов исполнителя, номеров телефона и т.д. Какие- либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который хранился "в деле".

• В тексте не допускаются подчистки, исправления.

• Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

• Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкладываются.

• Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

• Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо - до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Нота, памятная записка, меморандум. Общий термин "нота" охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительством стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах.

Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводятся до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени администрации субъекта Российской Федерации, министерства, посольства и т.д. и начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности, для того, чтобы привлечь внимание к затронутым вопросам, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над тестом печатается :"Памятная записка". Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких безличных выражений как: "возбуждается просьба", "вынуждены констатировать", "сообщается", "напоминается" и т.п.

Памятная записка не содержит обращение и комплимент. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех иди иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к нотам, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

Если меморандум вручается лично или пересылается по почте, то в этом случае печать и номер на него не ставятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления.

Деловое письмо. Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет назад. Родина их - Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты учреждения. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Определенные трудности могут возникнуть в том случае, если вы впервые пишите незнакомому человеку и вам известна лишь его фамилия. Как определить - мужчина это или женщина? В некоторых случаях подсказка содержится в самой фамилии. Например, в Исландии вместо фамилии пишется имя отца, к которому добавляется слово - дочь или сын. В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков Ахмед ибн (сын), Мухамед ибн хасан ибн Хуссейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве стран мира принято писать сначала имя, а затем фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, на первом местё стоит фамилия, а затем имя - Ден Сяопинь. В Японии же наоборот, сначала идет имя, а потом фамилия - Акира Куросава. В Венгрии на первом месте пишется фамилия, а затем имя - Барток Бела. Если к фамилии женщины добавлено окончание "не", это означает, что она замужем. Если Иштвал - это мужчина, то Иштване - его жена.

У нашего адресата может оказаться титул или звание: он может быть графом, доктором, магистром и т.д. В этом случае вместо обращения "господину" можно указать его титул или звание. Например: доктору Д.Смиту, профессору А.Шульцу, генералу Р.Вильсону и т.д.

Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, как в устном , так и в письменном обращении опускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить "господин + титул или звание + фамилия" принято лишь в Германии.

Слова "господин" и "госпожа" всегда сокращаются до "г-н" и "г-жа". Они никогда не употребляются самостоятельно без фамилии. Такие званая и титулы, как генерал-полковник, профессор или президент предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто употребляется вежливое обращение "эсквайр", сокращенно "эск.", например, "Джону Смиту, эск." Причем обращение "эсквайр" никогда не употребляется в совокупности со словом "господин".

Во Франции так же, как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако, его не принято упоминать в тексте письма.

Полный адрес имеет, например, следующий вид:

Г-ну К.Лампикоски

Генеральному директору,

"Тампелла Пауэр Инк"

109, Лпинти,

Тампере, 33101

Финляндия

При пересылке в конвертах небольших брошюр, буклетов пишут: "Печатная продукция".

Структура письма. С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 мая 1999 г. Принятые у нас сокращения 12.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число - май 12, 1999.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение: оно традиционно состоит из слов: "Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия" или "Дорогой доктор + фамилия", или "Господа", "Уважаемые господа", "Уважаемый г-н + фамилия".

В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: "Уважаемый Джон" (имя), либо "Уважаемый г-н Смит" (фамилия).

Если, посылая письмо в Германию, необходимо употребить обращение : "Дорогой г-н доктор + фамилия", то в Австрию и Швейцарию достаточно написать "Дорогой г-н доктор".

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: ("Reference"), русский эквивалент - "касательно" или "кас." Например, Кас. "В ответ на ваш факс от 18 мая 2000".

Если Ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков, например:

Дорогой г-н Смит,

Кас. "О ваших предложениях по проекту "ТАСИС",

О предстоящем в мае визите.

Однако, более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется большими буквами, например:

Дорогой г-н Смит,

О ваших предложениях по проекту "ТАСИС"

Далее следует текст письма. Некоторые наиболее часто употребляемые в деловых письмах фразы и обращения выглядят следующим образом:

Приглашение

Официальное приглашение

(имя), управляющий (фирма)

имеет честь пригласить Вас на (прием), который состоится в июне 12 2000 года в 18 часов - ресторан "Астория"

Форма одежды

Просьба ответить (без подписи).

Принятие официального приглашения

(имя), с благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в приеме, который состоится в ресторане "Астория" 12 июня 2000 года.

(без подписи)

Отказ от официального приглашения

(имя), весьма признателен Вам за Ваше приглашение принять участие в приеме, который состоится в ресторане "Астория" 12 июня 2000 года, но, к сожалению, не могу его принять в связи с запланированной встречей на этот день.

(без подписи)

Поздравление (письмо-схема)

Поздравление в связи с продвижением по службе

Я (мы) только что узнал(и), что Вы были назначены (избраны) и т.д. и хотел (и) бы выразить мои(наши) поздравления.

Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов.

или

Уважаемый г-н !

Мне было очень приятно узнать о Вашем новом назначении в Правление директоров.

Ваш многолетний труд в компании достойно вознагражден, и мой компаньон и я шлем Вам пожелания успехов в дальнейшей работе.

С уважением,

Если Вы хотите сохранить добрые отношения с вашим партнером на долгое время, не упускайте возможности посылать ему поздравления по тому или иному случаю – с днем рождения, с Новым годом, с присуждением награды и т.д.

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент "Искренне Ваш". Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: "Наилучшие пожелания г-ну Джонсону", "Примите мои наилучшие пожелания" и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанной под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости.