2.3. Протокольные аспекты ведения переговоров

Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного подхода к которым зависит в значительной мере как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на ней решений.

Процесс переговоров складывается из трех основных стадий:

• подготовка к переговорам;

• процесс ведения переговоров;

• анализ результатов переговоров.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии - в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации предполагает определение ее количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации.

При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства их численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров определяется по договоренности сторон.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встречи определяются по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который хотя и может ненавязчиво сообщить удобное для него время и место встречи, но окончательное решение по этому вопросу необходимо' оставить за приглашенной стороной.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Подготовка помещения. Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые - признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола, или по его краям

Обязательно должны быть настольные подставки с флажками государств-участников переговоров, которые устанавливаются в центре стола для переговоров.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела. Он сопровождает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры.

Рассадка за столом переговоров. Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчик находится сбоку), а далее - члены делегаций по рангам.

Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики, и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три или более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. На первом заседании председательствует хозяин принимающей стороны.

Наконец, еще один вариант рассадки - когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций.

Запись беседы. По существующим правилам после окончания переговоров назначенный участник переговоров составляет подробную запись беседы. В ней фиксируются следующие данные: страна, место, дата и время начала переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с зарубежной стороны, основные обсуждавшиеся вопросы, мнения сторон по обсуждавшимся вопросам, достигнутые договоренности или позиции сторон по разногласиям, запись о вручении каких-либо документов и копий этих документов.

Запись бесед имеет большое значение, поскольку в практической работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу.

Поэтому рекомендуется запись беседы оформить сразу же на следуюий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес и для других ведомств и организаций.

Разговор по телефону с официальными лицами. Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута по телефону.

Разговор по телефону с официальными лицами иностранных государств приравнивается к личной беседе.

Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.