4.1. Что и как готовить к деловым беседам и переговорам?

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен мнениями, точками зрения, мнениями и позициями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются в процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей.

Одна крайность - не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность - состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру, переговоры без подготовки могут у вашего партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.

Более целесообразно выявить основные ключевые моменты встречи, определить линию поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее.

В процессе подготовки необходимо:

• наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить;

• подготовить документы, которые вы собираетесь, предоставить партнеру в процессе бесед (например, материалы о работе вашего предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей стороны. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные записки, рекламные проспекты и т.д.).

• сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру.

Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка переговоров более сложный и более ответственный процесс. Она включает следующие этапы:

• выявление области взаимных интересов;

• установление рабочих отношений с партнером;

• решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи);

• нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в т.ч. формулировка вариантов решений и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов. Различие этих двух направлений весьма условно. Характер предстоящих переговоров влияет на организационные моменты. Например, в зависимости от содержания переговоров решается вопрос о привлечении экспертов. В свою очередь плохая организация подготовительного этапа затрудняет обсуждение сути проблемы.

Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов:

• анализ проблемы и диагностика ситуации;

• формирование общего подхода, основных целей и задач;

• формирование предложений и их аргументация.

Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа.

Подходы и типы поведения на переговорах. Переговоры - неотъемлемая часть деловых контактов. Американские специалисты считают переговоры "острием экономических отношений". Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку.

В отличие от зарубежных коллег, которые в юности овладевают переговорным процессом (а рынок без переговоров немыслим), для кубанских предпринимателей и работников органов управления это совершенно новая область деятельности. Отсюда и соответствующее отношение к переговорам. В одних случаях - это просто растерянность, в других - они прибегают к методам, усвоенным при командно-административной системе. В результате переговоры "не идут", и поэтому иногда теряется возможность наладить взаимовыгодные экономические связи. Выход один - учиться искусству ведения переговоров.

В США и других странах выпускается множество книг по оптимизации процесса ведения переговоров. Можно выделить книгу Роджера Фишера "Путь к согласию". На русский язык переведена книга О.Эрнеста "Слово предоставляется Вам".

В процессе ведения переговоров поведение участников может соответствовать трем различным подходам. Первый подход отвечает идее противостояния сторон. Основной девиз таких переговоров можно выразить словами "кто-кого".

Второй подход можно считать противоположностью первого. Стороны занимают дружеские позиции. Более слабая сторона ожидает от партнера по переговорам "дружеского" к себе отношения, и ведет себя заискивающе.

Третий подход основан на понимании сторонами необходимости поиска взаимоприемлемого решения. Участники переговоров совместно анализируют ситуацию и заняты поиском таких решений, которые в максимальной степени отвечают интересам обеих сторон.

В процессе переговоров необходимо внимательно слушать партнера. Если что-либо осталось непонятным, лучше переспросить, задав прямой вопрос: "Что вы имеете в виду под? …..", либо уточнить: "Правильно ли я вас понял?"

Не надо упускать из виду и детали. Если они специально не были обсуждены, то это не значит, что их можно трактовать по своему усмотрению. Возможные двойственные формулировки лучше снять заранее, а не возвращаться к ним вновь, при выполнении взятых обязательств.