5.8.3. Подведение итогов переговоров, бесед.

По итогам состоявшихся переговоров и бесед принято оформлять их подробную запись. С позиций этикета к прошедшим уже переговорам это правило, казалось бы, смысла не имеет. Однако возможность восстановить картину дискуссии по прошествии определенного времени крайне полезно при подготовке к работе с другими партнерами или с теми же партнерами, но по иным вопросам.

Кроме того, переговоры не всегда проходят в «один присест»; работа может прерываться для консультаций, после которых стороны вносят существенные коррективы в свои позиции. Это требует тщательного учета всех ранее высказанных соображений.

Запись производит руководитель делегации на переговорах или по его поручению один из участников переговоров. Первый вариант предпочтительнее. В записи фиксируются следующие данные: точное название организации-партнера; место, дата, время переговоров; фамилии и должности участников с обеих сторон; основные обсуждавшиеся вопросы и высказанные по ним мнения; достигнутые договоренности или позиции сторон по разногласиям; названия врученных партнерам документов и копии документов.

Письменное оформление итогов переговоров рекомендуется производить сразу же или на следующий день. При этом следует помнить, что они могут представлять интерес и для других ведомств и организаций, особенно когда речь идет о зарубежных партнерах.

Примерно теми же критериями руководствуются в отношении повседневных (дневниковых) записей итогов бесед. Кроме перечисленных выше формальных атрибутов желательно указывать, по чьей инициативе беседа состоялась, была проведена один на один, или с помощью переводчика. В дипломатической практике, например, принято важную и срочную информацию, полученную в ходе встречи, зашифрованной телеграммой передавать в МИД. Сведения менее срочного характера передаются с дипломатической почтой. Естественно, к деловым беседам с партнерами в иных ведомствах и организациях не предъявляются столь серьезные требования оформительского характера. Участник беседы сам определяет, делать ему подробную запись или ограничиться несколькими фразами, своего рода «узелками на память». Каждый такой документ несет в себе немало индивидуальности, профессионального опыта, субъективности восприятия тех или иных проблем.

В организациях, поддерживающих постоянные контакты с иностранцами, обычно заводятся журналы учета международных телефонных разговоров, в которых фиксируется, кто выступал инициатором разговора, продолжительность разговора и его содержание. Следует помнить, что всякий официальный разговор по телефону приравнивается к личной беседе. Если при этом обсуждались деловые вопросы, целесообразно сделать запись по приведенной схеме.

Помимо всего сказанного, привычка ежедневно подводить итоги рабочего дня с изложением важнейших тезисов на бумаге дает возможность постоянно анализировать свою профессиональную деятельность, своевременно вносить в нее необходимые коррективы.