4.2.2. Подготовка программы пребывания зарубежных гостей.

После решения организационных вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, окончательного согласования и подтверждения сроков предстоящего визита, принимающая сторона приступает к разработке программы пребывания зарубежной делегации. В подготовке программы пребывания делегаций на государственном уровне, о чем будет сказано в главе 8 , участие принимают обе стороны. Менее представительные визиты не требуют такой тщательной проработки программы, однако предполагают учет пожеланий зарубежных партнеров. Принимаются во внимание уровень и условия приема белорусской делегации в страну гостей, если такой визит имел место. Наконец, содержание программы зависит от того, кем организуется визит. Если делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания. Все остальное (питание, размещение в гостинице, культурно-развлекательные мероприятия и т. д.) оплачивается самими гостями. Конечно, это не освобождает принимающую сторону от оказания содействия в решении всех возникающих вопросов.

К приезду зарубежной делегации обычно готовятся две программы: общая (внешняя), предназначенная для гостей, и подробная (рабочая, или внутренняя) для организаторов приема.

Общая программа представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания гостей в стране.

В подробной (рабочей) программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации. В частности, в программе необходимо предусмотреть:

• своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого места проживания делегации;

• определение мест питания;

• персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;

• содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;

• получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;

• помощь в размещении в гостинице;

• работу переводчиков и т. д.

Во избежание срывов и неувязок по каждому из вопросов определяются персонально ответственные за его выполнение лица.

Прибытие зарубежного гостя с супругой требует участия супруги официального лица. В этом случае отдельная программа готовится и для супруг, так как в деловой части визита они могут быть не заняты. С учетом личных интересов и пожеланий планируется посещение музеев, театров, ярмарок, выставок, встречи с женскими коллективами и т. д.

Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками. Их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято. Правилам выбора и вручения подарков ниже посвящен отдельный параграф.

При разработке программы во внимание также принимается личный режим гостя, к которому он привык, обязательно предусматривается свободное время для личных дел. (См. образец программы, Приложение 2).

При наличии возможностей желательно отпечатать общую программу типографским способом на русском языке и языке гостей на высококачественной бумаге малого формата и вручить всем членам делегации в начале визита. Типографским способом желательно изготовить и иные справочные материалы протокольного характера: схемы рассадки участников переговоров и участников официального обеда (завтрака); именные карточки на двух языках – большого формата – для обозначения мест за столом переговоров и малого формата (кувертные), устанавливаемые на столах приглашенных на обед (завтрак). Кроме того, для каждого приглашенного изготавливается отдельная карточка «Ваше место за столом» с необходимыми ориентирами (См приложение 6). В типографии также могут быть заказаны бланки приглашений, тексты меню и обложки к ним, программы спектаклей и концертов в рамках культурной части программы пребывания, обложки речей.

В обязанности сотрудников протокола, кроме всего прочего, входит отслеживание соблюдения хронометража программы пребывания гостей, чтобы мероприятия по возможности начинались и заканчивались в запланированное время. В противном случае временной сбой в одном звене программы вызывает цепную реакцию, вносит нервозность в работу людей, занятых в ее реализации.