5.8.1. Протокольные аспекты подготовки переговоров.

В подготовке переговоров можно выделить следующие ключевые элементы: выбор места и времени проведения переговоров, формирование делегации, оборудование помещения, решение организационно-процедурных вопросов (язык переговоров, стенографирование, рассадка участников).

Место и время проведения переговоров определяются по взаимной договоренности сторон. Инициаторы встречи могут первыми высказать свои соображения по данному вопросу и в порядке вежливости предоставить право окончательного решения приглашенной стороне. У специалистов нет единого мнения о том, где с психологической точки зрения удобнее вести переговоры – дома или в гостях.

В числе преимуществ проведения переговоров на своей территории называются:

• возможность контролировать ситуацию через решение организационных вопросов (размещение гостей, питание, культурная программа и т.д.);

• «эффект спортсмена» – команда, играющая на своей территории, чаще выходит победителем. Замечено, что хозяева на переговорах говорят больше и убедительнее;

• необходимость следовать правилам протокола хозяев облегчает принимающей стороне процесс общения.

Положение принимающей стороны, однако, дает не только преимущества. Роль хозяев имеет свои издержки:

• отсутствует возможность в сложной ситуации отложить принятие решения, сославшись на отсутствие информации;

• действует «эффект гостеприимных хозяев» – желание уступить партнеру, приехавшему издалека, из чувства гостеприимства;

• необходимо отвлекаться на решение многочисленных организационных вопросов в ущерб непосредственно переговорному процессу.

Рассматриваемые по отдельности перечисленные доводы «за» и «против» могут показаться несущественными. В совокупности же они способны оказывать определенное влияние на исход переговоров.

(В дипломатической и политической практике достаточно распространено проведение переговоров на нейтральной территории. Особенно это касается обсуждения спорных, конфликтных проблем. Иногда в пользу того или иного места проведения политических переговоров берутся совершенно неожиданные соображения. Так, проведение известной советско-американской встречи на высшем уровне в Рейкьявике между президентами М. Горбачевым и Р. Рейганом помимо всего прочего было продиктовано равной удаленностью столицы Исландии от Москвы и Вашингтона. Стороны сделали равные шаги навстречу друг другу, ничей престиж не пострадал.

В обычной практике третья страна в качестве места проведения переговоров чаще выбирается из-за каких-либо технических преимуществ.)

Согласно международной практике, на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегаций.

Количественное неравенство делегаций дает преимущество одной из сторон, представленной большим числом участников, а, стало быть, имеющей больше возможностей для оценки ситуации и выработки оптимального решения. Равное представительство предпочтительнее с точки зрения этикета и полномочности в принятии решений руководителями делегаций.

Отклонения от принципа паритета возможны ввиду обстоятельств, в которых необходимо убедить партнеров. Нежелательны переговоры один на один в силу определенной зависимости их результата от субъективных причин. В случае необходимости решается вопрос о дополнительном привлечении к работе экспертов.

Говорить об оптимальном числе членов делегации на переговорах достаточно трудно. Здесь следует учитывать сложность обсуждаемых проблем, характер соглашений, которых планируется достигнуть. Очевидным является то, что многочисленные делегации труднее договариваются друг с другом, переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников.

Переговоры лучше проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации принимающей стороны за общим столом при отключенном телефоне. Желательно, чтобы переговорная комната была достаточно удалена от основных производственных помещений (если таковые есть), была комфортабельна и эстетично оформлена. В ней или в приемной целесообразно предусмотреть наличие холодильника, буфета с посудой, а также всем необходимым для сервировки чая или кофе. На входную дверь (если нет приемного кабинета) можно повесить табличку: «Идут переговоры». Проведение переговоров за «Т»-образным столом исключается. На столе не должно быть никаких лишних документов, раскладывается бумага (блокноты), карандаши. Цветы уместны только в низких вазах. Целесообразно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры на подносах числом равным количеству участников переговоров. Фужеры обычно ставят вверх дном – знак, что они не использованы. При работе с документами напитки можно разместить на приставном столике.

Если планируются продолжительные переговоры, следует позаботиться о легком угощении (чай, кофе, бутерброды, фрукты). При наличии возможностей угощение предпочтительнее организовать в отдельном помещении.

Наличие пепельниц на столах является знаком разрешения курить. В международной практике, однако, в последнее время курение в местах коллективной работы не принято. Организаторам переговоров лучше предусмотреть специальное место для курения, заранее предупредив об этом гостей.

Вся необходимая по обсуждаемому вопросу документация должна находиться в помещении для переговоров, чтобы при возникновении необходимости не посылать за ней кого-либо из членов своей делегации. Здесь же полезно иметь наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т. п.) о своей организации, характере ее деятельности, связях за рубежом.

Важно довести до партнера позитивную информацию о себе, предлагаемой продукции или услуге. Наготове должны быть представительские папки для партнера – хорошего исполнения, с тщательно продуманной объективной позитивной информацией. Уместны так называемые «клиппинги» последних статей в прессе об организации хозяев, пусть ими же и инспирированных.

Язык переговоров, участие в них переводчиков с одной или двух сторон также определяются предварительно по взаимной договоренности.

При наличии переводчиков в каждой делегации целесообразно, чтобы каждый из них осуществлял перевод на язык своей страны. Предпочтение обычно отдается языку принимающей стороны. Задача состоит в обеспечении качественного перевода выступлений и текстов документов.

Международные протокольные правила не допускают стенографирования хода переговоров в одностороннем порядке, равно как и использования диктофонов, средств видеозаписи. Разрешается делать рабочие пометки в блокнотах. При достижении договоренности о стенографировании организаторы обязаны позаботиться о создании условий для работы стенографистов.

Рассадка за столом переговоров производится с учетом рангов и служебных положений участников. Практикуется несколько вариантов рассадки. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинству по нисходящей (см. рис. 1, приложение 7).

Более распространен, однако, другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними (слева) переводчики и далее по обе стороны члены делегаций (см. рис. 2, приложение 7).

При участии в переговорах трех или более сторон делегации располагаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют главы делегаций, как правило, по очереди по алфавиту (см. рис. 3, приложение 7).

Существует еще один (менее распространенный) вариант рассадки, когда вокруг стола садятся только главы, а члены делегаций располагаются сзади, во втором ряду (см. рис. 4, приложение 7).

Представляется интересным мнение специалистов, считающих, что увеличение пространственной дистанции между переговаривающимися сторонами психологически облегчает оппонирование друг другу и наоборот. Партнер, сидящий по правую руку, при равных условиях более склонен к сотрудничеству, чем сидящий слева.

Организаторы переговоров проявят учтивость, заблаговременно подготовив личные карточки участников переговоров и отметив ими места рассадки.