2.1 Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (садэд)

    Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

    Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ.

    Методика исследования и анализа автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

1. Подготовительный этап

• Выбрать системы для исследования;

• Получить демо-версии систем;

• Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчёта 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы;

• Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования;

    Анализ систем проводится по следующим параметрам:

• Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков);

• Используемая платформа;

• Используемые технологии;

• Отличительные особенности систем;

• Оценка работоспособности технической службы разработчика;

• Стоимость внедрения и поддержки выбранных систем документооборота;

    Задачи:

    Определить к какому классу относится система (готовое решение (“коробочное”) / полузаказная (“конструктор”);

    Выявить особенности работы с системой:

• требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы;

• ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации;

    Оценить, существует ли перспектива развития системы:

• наличие дополнительных модулей;

• частота обновления системы;

• возможность интеграции системы с другими продуктами;

    Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.

    Установка и тестирование систем:

    Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:

1. Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;

2. Создание учётной записи пользователя;

3. Регистрация организации;

4. Создание структурных подразделений;

5. Регистрация пользователей;

6. Назначение прав пользователям;

    В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:

7. Создание ролей;

8. Создание маршрутов;

9. Создание хранилищ данных;

10. Создание техпроцессов;

11. Создание РК;

12. Формирование и печать сложных отчётных форм;

13. Другое

    Структура предприятия: