2.4 Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

    О том, что системы электронного документооборота повышают эффективность работы с документами знают многие, а вот том, что они выгодны экономически и позволяют окупить затраты на внедрение знают далеко не все.

    Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

    Анализ соотношения цена/польза - это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке - или осязаемых и неосязаемых - факторов.

    Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объёма в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

• На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30 % рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;

• На ожидание поступления документов - 20 %;

• На передачу документов между подразделениями - 10 %;

• На подготовку стандартных отчётов о движении документов - 10 %;

• На создание новых документов тратится примерно 30 % рабочего времени;

• 20 - 30 % поставленных задач вообще не решаются;

• 6 - 15 % бумажных документов безвозвратно теряется;

• В среднем создается 19 копий каждого документа.

    САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

• Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15 %;

• Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50 %, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80 %;

• Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30 % времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5 % от полного рабочего времени сотрудников.

• Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30 %;

• И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15 %.

    Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60 %.

    Внедрение СЭД обеспечивает:

• Скорость предоставление услуг;

• Себестоимость предоставления услуг;

    Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

• Качество услуг;

• Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.

    На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

• Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

• Ускорение бизнес-процессов за счёт их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

• Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

• Улучшение контроля над исполнением документов;

• Повышение безопасности документов;

• Повышение сохранности и удобства хранения документов;

• Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

• Подготовка стандартных отчётов о движении документов и объёме документооборота занимает несколько секунд;

• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

• Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

• Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счёт более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели