2.3.5 Структура компаний-потребителей

    Трудностью при внедрении СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует деятельность предприятия, делает её более предсказуемой и стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой и смену схемы документооборота. Но в последнее время с общим объёмом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать свою структуру.

    Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов в компаниях с вертикальной моделью обычно приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов компании.

    Также проблематично и то, что сам документооборот в компаниях часто не формализован, отсутствуют четкие регламенты. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при внедрении СЭД было посчитано, что необходимо более 800 регламентов прохождения документов, а на момент предварительного внедрения имелось не более 200.

    Проблема неформализованного документооборота решается путем оказания консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения СЭД и это может отпугнуть покупателей. Но, нужно учитывать, что само внедрение СЭД и создание формализованного документооборота только повысит управляемость предприятия, таким образом, деньги, вложенные в консалтинг на внедрении СЭД, являются инвестициями в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей ИТ-технологии.

    Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, впрочем, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

    Таким образом, сама деятельность предприятия при внедрении СЭД становится фактически прозрачной для высшего менеджмента.

    Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень управляемости и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

    Впрочем, уровень управляемости и прозрачности российских предприятий зависит в целом от уровня развития и открытости экономики. Но внедрение систем электронного документооборота может помочь как улучшению структур управления, открытости экономики, так и улучшению государственного и муниципального управления.