2.4.3 Эффективность внедрения

    Эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко рассчитать зная объём документооборота предприятия и из составляющих которые определяются экспертной оценкой:

• За счёт использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объём бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов. Например, на предприятии численностью 2500-3500 человек в среднем в год выпускается 4000 двухстраничных внутренних нормативно-распорядительных документов, которые доводятся до 100 должностных лиц. Расходы на размножение только этих документов составят порядка 640 000 руб. в год. Эта сумма превышает стоимость программного обеспечения системы “Дело” на 100 рабочих мест.

• Сокращение объёма бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.

• Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счёт оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия.

• Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

• Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления.

• Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечивает многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

• Организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает её сотрудников от рутинной и непродуктивной работы. Высвобождается порядка 15 % (по данным российских консалтинговых компаний) рабочего времени затрачиваемого ранее на поиск необходимых документов.

• Автоматическая генерация аналитических отчётов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20 % времени сотрудников канцелярии/секретариата (по данным российских консалтинговых компаний).

    Составляющие экономического эффекта

    Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

• прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами);

• эффект за счёт унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

• полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной