4.3. Формы организации внешнеэкономической службы на предприятии

Внешнеэкономическую деятельность сегодня ведет практически любое предприятие независимо от формы собственности, характера и объемов производства. Специфика международного обмена товаров и услуг, значительная степень сложности правового регулирования и технического исполнения внешнеторговых операций обусловливают наличие у предприятия специальных служб, в функциональные обязанности которых входят подготовка, обеспечение и сопровождение каждой хозяйственной операции с участием зарубежных партнеров.

На производственном предприятии выбор формы организации службы внешнеэкономической деятельности определяют различные факторы:

• мотивы и потребности, побуждающие к участию в международном разделении труда (экспорт, импорт, привлечение иностранных инвестиций, участие в международной кооперации и др.);

• степень интернационализации производственной деятельности (уже участвует или только намерено включиться в международные операции);

• методы реализации продукции фирмы: самостоятельные экспортные операции или через посредников;

• масштаб предприятия и объём его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления внешнеэкономической деятельностью;

• регулярность внешнеэкономических операций.

В зависимости от этих факторов предприятия применяют различные формы организации внешнеэкономической деятельности:

1. отдел внешнеэкономических связей в структуре управления предприятием;

2. сектор ВЭС в составе отделов маркетинга или сбыта;

3. внешнеторговые фирмы в составе крупных объединений;

4. посредничество отраслевых внешнеэкономических объединений, обслуживающих внешнеэкономические интересы различных предприятий;

5. посредничество специализированных внешнеэкономических акционерных обществ системы международной торговли;

6. услуги иностранных посредников.

Большинство предприятий, осуществляющих активную внешнеэкономическую деятельность, организуют свою ВЭД через отдел внешнеэкономических связей (ОВЭС).

Основные задачи ОВЭС:

• планирование внешнеэкономической деятельности,

• участие в определении экспортных цен,

• поиск новых экспортных заказов,

• контроль за выполнением обязательств по заключенным контрактам,

• анализ эффективности операций,

• организация и участие в проведении переговоров с потенциальными клиентами,

• управление экспортным потенциалом предприятия,

• контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки экспортных товаров,

• анализ рекламаций,

• изучение конъюнктуры зарубежных рынков,

• сбор конкурентной информации,

• подготовка предложений по рекламным компаниям, по участию в выставках, ярмарках, разработка проектов стратегии.

Типы построения внешнеэкономических служб на фирме

В практике организации внешнеэкономической деятельности встречаются пять основных типов построения линейно-функциональных структур.

По видам (функциям) внешнеэкономической деятельности. Такую структуру имеют небольшие по размерам фирмы, работающие с узким товарным ассортиментом на небольшом числе зарубежных рынков и их сегментов, отличающихся определенной однородностью, стабильностью и незначительной емкостью. Такая структура подходит для фирм, производящих стандартные, товары, которые не требуют значительной модификации в зависимости от различного предъявляемого к ним на разных зарубежных рынках спроса, а также не являются объектом активного воздействия научно-технического прогресса и т.д.

Такой тип структур имеет ряд недостатков: отсутствие специальных подразделений по видам товаров, что затрудняет управление процессом разработки нового товара, замедляет инновацию; отсутствие специальных подразделений по зарубежным рынкам приводит к замедлению реакции на изменения спроса на зарубежных рынках.

По товарно-отраслевому принципу. Такую структуру имеют фирмы, выпускающие и/или экспортирующие продукцию широкого ассортимента с различной технологией изготовления, коротким жизненным циклом, со значительной степенью инновации и специализирующиеся на небольшом числе динамично развивающихся зарубежных рынков однородного характера.

Недостатки такой структуры: чрезмерная технологическая ориентация при поставке товаров за рубеж, трудности поиска и выхода на новые рынки сбыта, сложность проведения комплексной региональной политики, утяжеление структуры за счет многочисленных товарных отделов, ослабление координационных связей по функциям, их дублирование и неоправданное дробление, усложнение общего стратегического управления.

По географическому принципу. Такая структура имеет наибольшее распространение при организации внешнеэкономической деятельности. Она позволяет координировать и дифференцировать рыночную стратегию фирмы, добиваться чуткого реагирования на изменение среды и характера спроса на зарубежных рынках и своевременно адаптировать поставляемые на них товары. Такая структура подходит для фирм, продающих однородные товары с однородными требованиями со стороны потребителей на различных зарубежных рынках, способных взаимозаменять и/или дополнять друг друга. Товары этих фирм не должны быть подвержены резким колебаниям конъюнктуры и спроса и отличаться сезонностью продаж. Они должны продаваться через широкую сбытовую сеть посредников.

Такая структура не лишена и определенных недостатков. Она привносит децентрализацию и дублирование ряда функций в управлении, снижает координацию внешнеэкономической работы по товарам и функциям, не дает эффективности для наукоемких товаров и услуг и для фирм с широким номенклатурным рядом продаваемых за рубеж товаров.

По группам потребителей или по рыночным сегментам. Такая структура рассчитана на удовлетворение требований индивидуализированных групп конечных потребителей, повышая степень их обслуживания. Она обеспечивает долговременность связей с партнерами и оптимизирует прибыль.

При построении организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью на фирме, как правило, происходит комбинирование различных типов и формирование оригинальных структур управления, отвечающих условиям деятельности на внешних рынках именно данной фирмы, именно на данном рынке, именно с данной продукцией.