logo search
Ерп траектория

2.1 Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (садэд)

    Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

    Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ.

    Методика исследования и анализа автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

  1. Подготовительный этап

    Анализ систем проводится по следующим параметрам:

    Задачи:

    Определить к какому классу относится система (готовое решение (“коробочное”) / полузаказная (“конструктор”);

    Выявить особенности работы с системой:

    Оценить, существует ли перспектива развития системы:

    Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.

    Установка и тестирование систем:

    Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:

  1. Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;

  2. Создание учётной записи пользователя;

  3. Регистрация организации;

  4. Создание структурных подразделений;

  5. Регистрация пользователей;

  6. Назначение прав пользователям;

    В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:

  1. Создание ролей;

  2. Создание маршрутов;

  3. Создание хранилищ данных;

  4. Создание техпроцессов;

  5. Создание РК;

  6. Формирование и печать сложных отчётных форм;

  7. Другое

    Структура предприятия: