2.4.2 Оценка эффективности сэд

    Внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять компаниями.

    Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:

    “Средний” сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

    В 10 % случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

    Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц).

    Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100 %

    Ниже дан расчёт экономии:

(10 раз/день × 2 мин. + 10 раз/день × 10 % × 2 минуты) × 1/(8 час. × 60 мин.) × $7200

    Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчёте на одного сотрудника.

    Если в организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то экономия составит $33000 в год.

    Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:

    Оценка эффективности внедрения АСДОУ

    Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации. .

    Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

    - прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);

    - эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.] (неисчисляемые выгоды).

    Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

    Выполним расчёт исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги сэкономленной при переходе на электронный документооборот".

    Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

    - экономия времени за счёт повторного использования документов;

    - экономия времени на поиск нужных документов за счёт систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

    - ускорение бизнес-процессов за счёт их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.

    Расчёты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.

    Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

    Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле: расчётную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчётную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

Т=Р/Э

    Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным коэффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.

    Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осуществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.

    Расчёт расходов

    Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

Р=∑Рi,

где i - статьи расходов на внедрение системы.

    Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:

    1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Огас1е, Sybase и т. д.) на определенное количество рабочих мест.

    2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.

    3. Стоимость обеспечения дополнительными программно-техническими средствами (Рп) установленного количества рабочих мест, дающих возможность осуществить поточное сканирование, внедрение ЭЦП и шифрования.

    4. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей величине:

Рз=М×W + М×W ×F(N),

где М - количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест;

    W - средняя стоимость 1 месяца работ ;

    F(N) - функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счёт величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N >100, то F(N)=0,4.

    5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.

    6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией системы.

    7. Стоимость конвертации (Рк) данных.

    Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны

Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс×(12-М)/12 +Рк

    Расчёт доходов

    Расчёт доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот

Э=Эрв+Эсб.

    Расчёт стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.

    Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30 % времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на создание новых документов (Эсд) примерно 30 % своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при наличии прототипов составит около 7,5 % от их полного рабочего времени.

    Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10 %.

    Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и невозможен контроль задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на одного сотрудника составит 10-30 % рабочего времени.

    Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину

Эт=Эсд + Эпд + Зуд.

    Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).

    Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

Эрв = Эт ×12× N ×8 = (Эсд + Эпд + Эуд) ×12× N ×S

    Мощность документопотока определяется через показатели объёма документов за единицу времени (год, месяц) [25]:

V=∑Dij ,

где V - объём документации за единицу времени;

    Dij - количество документов в j-й группе по i-му структурному подразделению.

    В течение года работники машбюро организации распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).

    Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учёта нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

Эсб = (Эм + Эа + Эр)/500×С

    Общая экономия равна

Э = Эрв+Эсб =(Эсд+Эпд+Эуд) ×12× N ×S + (Эм+Эа+Эр)/500×С

    Расчётный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе промышленной СУБД равен

Т = Рд /Э = [Рл+Рп+Рз+Ро+Рс×(12-М)/12+Рб+Рк] / [(Эсд + Эпд + Эуд) ×12× N ×8 + (Эм+Эа+Эр) /500×С]

    Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.

    Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счёт улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчётов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

    Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счёт использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.

    Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

    Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись, как правило, ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.

    Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.