2.4.1 Оценка экономии и выгод

    Полученная благодаря СУД экономия и выгода может быть поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам. Выбирая систему, Вы должны оценить все аспекты, чтобы удостовериться в том, что выгоды от перехода к СУД превышают затраты. Кроме того, при анализе соотношения цена/выгода необходимо учесть и факторы риска.

    Исчисляемые выгоды

    Подсчёт исчисляемых выгод от перехода на СУД - или, если уж на то пошло, на любую автоматизированную систему - может оказаться непростой задачей. В традиционном понимании исчисляемые выгоды - это экономия средств благодаря снижению стоимости работы программ при уменьшении числа пользователей. Продемонстрировать такую экономию при работе с СУД не всегда просто, но возможно. Если раньше какие-либо процессы выполнялись полностью вручную или были автоматизированы только на самом базовом уровне, то с внедрением СУД необходимость в определённых разновидностях ресурсов для осуществления этих процессов исчезает.

    Увеличение скорости и точности поиска также относится исчисляемым выгодам. Есть все основания предполагать, что пользователи получат возможность сэкономить от двух до пяти часов в неделю. Такой подсчёт базируется на ряде факторов более оперативный доступ к нужным документам; расширенный контроль местоположения последних версий документов I доступа к ним со стороны конечных пользователей; возросшая уверенность в том, что все документы контролируются компанией; исключение всех причин для создания дубликатов документов и их копирования для личного пользования.

    Можно подсчитать сумму ежегодной экономии - это количество освободившихся часов в год на человека, умноженном на количество сотрудников, которых коснётся это изменение, умноженное на среднюю зарплату в пересчёте на одного сотрудника (то есть, количество часов в год на человека Х количество сотрудников Х средняя зарплата сотрудников). Например, если человеку удаётся сэкономить от 3 до 5 часов в неделю, за год это составит от 150 до 250 часов (3 часа в неделю умножить на 50 недель или 5 часов в неделю умножить на 50 недель). На предприятии, где трудится 2 000 человек, общая экономия составит от 300 000 до 500 000 часов в год. Исходя из того, что каждый сотрудник в среднем отрабатывает 1875 часов в год (37,5 часов в неделю умножить на 50 недель), грубый подсчёт экономии даст в результате от 160 до 265 человеко-лет (300000 часов разделить на 1875 и 500000 часов разделить на 1875).

    Разумеется, вся эта экономия рабочего времени сотрудников не переводится напрямую в экономию человеко-лет. Однако опыт осуществления проектов показывает, что, благодаря модернизации и реорганизации, можно исключить затраты от 25 до 50 процентов человеко-лет или признать их излишними. В предыдущем примере при средней годовой зарплате сотрудника (не считая накладных расходов) $40 000 прогноз экономии при условии сокращения рабочей силы на 50 % составляет от $3,2 миллиона до $5,3 миллиона (160 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год и 265 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год).

    Это всего лишь заниженный подсчёт экономии средств, но даже он даёт в результате весьма значительную сумму для предприятия на 2 000 сотрудников. Действительно, если средняя стоимость закупки и внедрения СУД в пересчёте на одного пользователя составит $2000 (включая затраты на персонал, аппаратное и программное обеспечение, компьютерную сеть, обучение, конвертацию, консультации и техническое обслуживание), отдача от нововведения принесёт выгоду в среднем $4,25 миллиона (среднее арифметическое между $3,2 миллиона и $5,3 миллиона). Если разделить затраты в размере $4 миллионов (2000 сотрудников умножить на $2000) на расчётную сумму выгоды $4,25 миллиона, то прогноз окупаемости системы составит 0,94 года (то есть, примерно год после окончательного перехода на СУД). Такая отдача стоит вложений независимо от дополнительных качественных преимуществ.

    Представленные здесь возможности сбережения средств указывают на возможность более эффективного распределения ресурсов при условии обеспечения всего персонала организации полным набором действенных средств. Достижение такого рода экономии не требует затрат больших усилий, но результат очень ощутим. Если должным образом упростить и видоизменить процесс ведения дел, а также перераспределить рабочие функции, по меньшей мере 25 процентов приведённых выше цифр можно рассматривать как освободившиеся ресурсы человеко-лет, открывающие возможность для увеличения трудовой нагрузки.

    В приведённых здесь расчётах выгоды не учтены накладные расходы. Если их учитывать в статьях расходов, то они должны быть включены и в подсчёт прибыли. Большинство предприятий используют в расчётах затрат и выгод, связанных с СУД, только непосредственные затраты, так как оценка накладных расходов в данном случае слишком сложна.

    Неисчисляемые выгоды

    Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам осязаемым. Их невозможно измерить, но многие знают об их существовании и отдают должное их значимости. Связанная с переходом на СУД рационализация и модернизация процессов затрагивает три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

• Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевременности и оперативности реагирования конечных пользователей и ответственного за управление записями персонала. С внедрением СУД конечным и вторичным пользователям приходится быстрее действовать и принимать решения во всех случаях, когда ситуация зависит от информации в документе. Кроме того, система снижает количество последовательных действий, необходимых для получения справочной информации из документа или его просмотра, обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на рассмотрение и увеличивает пропускную способность и возможность распространения новых материалов на предприятии. Благодаря тому, что для авторов упрощается задача быстрой загрузки документов в СУД, совершенствуется эффективность и точность работы.

• Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. СУД снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу, препятствует накоплению запросов на документ или файл, а также уменьшает затраты на восстановление порядка в тех случаях, когда документы размещаются неправильно, или кто-либо их позаимствовал, или представляется невозможным установить их местоположение. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объёма ручного труда по обработке записей и уменьшению расходов на доставку документов географически отдалённым пользователям. Более активное использование электронных средств для хранения неактивных и архивных записей в конечном итоге снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

• Понятие качества услуг связано с объёмом, качеством и распространённостью документов. С внедрением СУД возрастает процент востребованности документов, поскольку более широкая их область становится доступной пользователям, особенно в части управления записями. Кроме того, СУД увеличивает точность поиска благодаря использованию контролируемого словаря, возможностям текстового поиска и выборки документов на основе определённых атрибутов системных описаний. Более высокая точность при доступе к влияющим на принятие решений данным может привести к улучшению производственных факторов в организации. Подразумевающаяся необходимость соблюдения стандартов ввода данных в системные описания документов помогает снизить процент ошибок и повысить качества ввода информации пользователями. Проблемы, связанные с внесением данных и с согласованностью системных описаний, удается выявить прежде, чем они послужат причиной слишком серьёзных затрат.

    Преимущества программного обеспечения новой СУД, как и сами документы, распространяются без учёта внутриорганизационных границ. Новая система и мощная компьютерная сеть может усилить потоки информации и устранить множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей.

    Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования управления. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.