Проведення попередніх переговорів

Здебільшого під час заочної проробки пропозицій та запитів не вдається вирішити увесь комплекс технічних та комерційних питань, і тому зацікавлені сторони призначають час та місце для переговорів. Як правило, переговори про комерційні умови контракту (комерційні переговори) починаються тільки після закінчення технічних переговорів.

Ініціатива вступу у переговори може бути виявлена як продавцем, так і покупцем.

Попередні комерційні переговори є звичайним етапом узгодження умов контракту. Спірні питання з комерційних умов угоди та технічних вимог до товару розв’язуються методом уторгування, який полягає у взаємному вивченні об’єктивних аргументів сторін та знаходженні на цій основі взаємоприйнятних компромісних рішень.

Переговори можуть вестися листуванням (поштовим, телеграфним, телетайпним), шляхом особистих зустрічей або телефоном. Переговори телефоном досить широко використовуються при укладанні угод на масові стандартизовані товари, коли основні умови угоди є типовими та заздалегідь відомі обом сторонам. У цьому випадку телефоном погоджуються лише ціна, кількість товару та строк поставки. Потім сторони оформлюють свою домовленість письмово. У біржовій торгівлі переговори телефоном є основною формою ведення переговорів з укладання угод. Телефонні переговори досить часто використовують також для підтвердження запропонованих оферентом умов, для закінчення попередніх переговорів. Телефонні переговори значно полегшують контакти між сторонами і у цьому сенсі є дуже зручними.

Як правило, ці способи поєднуються у різних комбінаціях, наприклад, переговори, які починалися листуванням, можуть бути продовжені телефоном або під час особистих зустрічей.

При підготовці до проведення переговорів бажано дотримуватись таких рекомендацій:

• визначити предмет переговорів; здійснити підготовчі заходи; розробити документацію відправки/приймання делегації для проведення переговорів; підготувати техніко-економічне обгрунтування, затвердити базу договірних цін, підготувати та узгодити проекти документів; вивчити фірму та членів делегації майбутнього партнера;

• визначити склад своєї делегації, місце та завдання кожного її члена;

• виробити тактику ведення переговорів: можливий розподіл ролей учасників, послідовність викладення питань, що цікавлять (першою вислуховується сторона, за ініціативою якої відбувається зустріч), підготувати довідкові та інші матеріали, які можуть бути потрібні під час переговорів, розробити шляхи розв’язання розбіжностей та претензій (бажано мати декілька варіантів розв’язання потенційних спірних питань), підготувати можливі відповіді на питання партнерів.

Документація відправки/приймання делегації для проведення передконтрактних переговорів включає:

• наказ про відрядження спеціалістів у країну партнера або наказ про приймання делегації з країни партнера (див. приклади, наведені нижче);

• при прийнятті делегації контрагента – калькуляцію вартості приймання й обслуговування іноземних делегацій та окремих осіб у власній фірмі (див. приклад, наведений нижче). При складанні калькуляції слід орієнтуватись на чинні нормативи.

При проведенні переговорів слід додержуватись загальних норм протокольної практики, звичаїв та умовностей, які прийняті у міжнародному діловому спілкуванні.

У міжнародній діловій практиці прийнято дотримуватись таких важливих принципів:

• принцип «міжнародної ввічливості» – дотримання шанобливості та поваги до усього, що символізує та репрезентує державу партнера, незалежно від її місця та значимості у міжнародному співтоваристві. Повага до посадових осіб іноземних фірм та компаній, точне дотримання протоколу створює сприятливу для переговорів ситуацію, робочий настрій, який допомагає контруктивному розв’язанню обговорюваних питань та проблем.

• принцип ввічливого нейтралітету (cultural adiophora), який означає манеру поведінки та ділову етику, згідно з якими іноземець у період перебування у закордонній країні може на свій вибір дотримуватись або не дотримуватись звичаїв та традицій цієї держави, не ображаючи його мешканців.

• принцип ввічливого винятку (cultural exclusive), який означає прийняті у даній країні манери та звичаї, яких не слід дотримуватись іноземцю.

Зазвичай ділові переговори проводяться між керівниками фірм або їх упов­новаженими представниками за участю спеціалістів.

При веденні переговорів усі сторони повинні дотримуватись принципу чесної та справедливої ділової практики. Переговори повинні вестись добросовісно та мати на меті досягнення своєчасної угоди на умовах дотримання авторських, винахідницьких та інших прав власності третіх осіб.

Ділові зустрічі або переговори, спрямовані на підготовку чи підписання ЗТК, доцільно оформляти відповідним протоколом з точним записом прийнятих рішень або пропозицій. Такі протоколи зберігаються певний, узгоджений сторонами строк, і є основою при продовженні переговорів, визначають зобов’язання сторін на поточний період, а також використовуються при виникненні суперечок або претензій.

При організації переговорів необхідно заздалегідь вирішити питання про мову для підготовки документів. Як правило, усі документи готуються двома мовами, якщо це необхідно та дозволяють обставини і рівень підготовки переговорів.