Программа пребывания
Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:
встреча (в аэропорту или на вокзале);
размещение (в гостинице или загородной резиденции;
деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
проводы.
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель. При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2-3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.
Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость - глава иностранной делегации и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.
При встрече рекомендуется дамам вручать цветы.
Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:
-если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
- если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сидении справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева - глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сидении рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.
Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита не более 30 минут. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение - чай, кофе, фрукты. Вино не подается. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу - максимум на 15 минут с возможным сокращением продолжительности встречи).
Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:
- главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
- главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее - члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
- если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом - по алфавиту.
Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.
Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече только в обратном порядке.
Лучше вести переговоры, чем не вести их. Восточная мудрость
Глупые ссорятся, а умные договариваются. Русская пословица
Переговоры становятся частью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся в российской жизни реалии, как многопартийность в политике и рыночные отношения в экономике. Сегодня все чаще приходится прибегать к переговорам, поскольку каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые затрагивают его интересы. Все меньше и меньше людей соглашается с навязанными кем-то решениями, будь то в деловой сфере, политике или семейных отношениях. Уже сегодня большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагают определенные надежды, справедливо полагая, что они должны:
привести к разумному соглашению, если таковое возможно;
улучшить или по крайней мере не испортить отношений.
Современные средства связи позволяют решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонимание и согласованы основные условия сотрудничества.
В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.