Подготовка к переговорам и их проведение обычно делятся на три этапа.

На первом этапе следует собрать всю необходимую информацию, разобраться в стоящих перед участниками переговоров проблемах, определить пути достижения договоренности. Составить перечень своих и чужих интересов, изложив их на бумаге в том виде, как вы их себе представляете. Расположить их в строго определенном по степени важности порядке и пос­тоянно пополнять банк данных по мере поступления дополни­тельной информации.

На втором этапе следует обдумать различные варианты ведения переговоров и выбрать наиболее приемлемый. Если вы тщательно не продумаете, что будете делать в случае провала переговоров, то вас ждет двойное поражение. Поэтому разработ­ка вариантов, предусматривающих, как вы поступите, если не достигнете соглашения, значительно увеличит ваши возможности для их успешного продолжения в будущем.

На третьем этапе необходимо выявить различия в под­ходах к обсуждаемым проблемам и попробовать в них разо­браться.

Подготовка новой сделки может занимать сколько угодно времени, но само решение должно приниматься быстро и немедленно реализовываться. Кстати, один из постулатов японского бизнеса гласит: реагировать мгновенно, действовать мол­ниеносно! Груз ответственности при этом очень велик - ведь в случае неудачи или банкротства некого винить, кроме самого себя, поэтому планирование переговоров - важнейший этап их подготовки. План должен с максимальной полнотой охваты­вать интересующие вас проблемы. Он не может быть ограни­чен только определением даты, времени и места переговоров. В нем в общем виде намечаются основные проблемы, подле­жащие рассмотрению, и состав участников переговоров. Затем разрабатывается пунктуальный план. Выдающийся шахматист Э.Ласкер писал по этому поводу: «Найти правильный план так же трудно, как отыскать верное обоснование его». Наличие плана вселяет в исполнителей уверенность в успехе любого дела.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих перегово­ров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предус­матривающим получение ответа на все интересующие вас воп­росы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Избежать этого можно только заблаговре­менной подготовкой альтернативных предложений.

Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Крайне неблагоприятное впечатление оставляют не лимитированные по продолжительности (часто из-за неорганизован­ности участников) переговоры. Они свидетельствуют о непод­готовленности и формальном отношении к ним инициатора переговоров, о его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, о неуваже­нии к своему партнеру.

Одним из непременных условий контактов с представите­лями других организаций (фирм) является предварительная договоренность о времени и месте встречи. В высшей степени невежливо приходить в фирму без согласования и добиваться встречи явочным порядком. Это может создать ощущение неловкости у руководителя фирмы: чисто по-человечески ему неудобно отказать в приеме, но у него могут быть собственные планы или ему необходима предварительная подготовка к разговору (просмотр прежней документации, подбор новых материалов и т.п.). Если в этот момент в фирме находятся другие партнеры или посторонние посетители, у них может сложить­ся неправильное представление о ваших взаимоотношениях с фирмой. Наконец, требование несогласованной встречи может создать неверное впечатление у сотрудников фирмы о ее стату­се и об авторитете своего руководителя. В такой ситуации легко получить отказ от личной встречи или быть переадресованным на второстепенного сотрудника, то есть получить своего рода "моральную пощечину", за что некого винить, кроме самого себя. Но если договоренность о встрече достигнута, необходима абсолютная пунктуальность, точность - непременное качество делового человека.

Переговоры не всегда проводятся в служебных помещени­ях. Встречи с деловыми партнерами, носящие неофициальный характер, возможны в театре, в кафе, на спортивном меропри­ятии, на пикнике и т.п. Переговоры в неофициальной обстанов­ке требуют особенно тщательной подготовки, ибо желательно не иметь при себе ни плана переговоров, ни документов, под­крепляющих ваши аргументы. Не исключено, что случайными свидетелями могут оказаться представители конкурирующих фирм.

В общем виде план переговоров должен содержать:

- место, дату и время встречи;

- состав участников;

- вопросы для обсуждения;

- альтернативы на случай контрпредложений;

- ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламы);

- ответственного за встречу и проводы представителя другой стороны;

- ответственного за организацию угощения в ходе переговоров;

- ответственного за организацию и проведение приема после переговоров.

При подготовке переговоров важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловые переговоры проводятся партнерами, свободно владеющими одним и тем же языком, то проблемы выбора языка для ведения переговоров не возникает. Если языковая среда различна, то, как правило, переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика, хорошо владеющего необходимой терминологией. Следует иметь в виду, что профессионалы обычно стремятся работать с квалифицированным переводчиком даже тогда, когда достаточно хорошо знают язык партнера. Это дает возможность следить за высказываниями партнеров, не предполагающими, что другая сторона их понимает. Неосторожная фраза или реп­лика могут дать полезную информацию и повлиять на принятие решений. Многие намеренно скрывают свое знание иностранно­го языка именно по этой причине.