Письменная форма коммуникации в деловом общении

контрольная работа

3. Требования к тексту письма

Во многих случаях содержание деловых писем может быть стандартизировано (унифицировано), особую роль в этом играет использование штампов, или клише - устоявшихся сочетаний слов в их общепринятом толковании. Используйте такие синтаксические конструкции, как

- В целях обмена опытом направляем Вам…

- Ввиду особых обстоятельств…

- В соответствии с достигнутой договоренностью…

- Согласно Вашей заявке…

- Довожу до Вашего сведения…

При составлении делового письма обращайте внимание не только на его содержание, но и на форму. Имейте в виду, что даже самое правильное по содержанию письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неправильного тона или шероховатости изложения.

- Расставьте смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему документа.

- Используйте формулу: «Одна мысль - один абзац».

- Используйте длинные предложения, чтобы сообщить сведения, необходимые для понимания главной цели, а короткие - чтобы сформулировать эту мысль.

Правильно применяйте средства оформления:

- выделяйте тему абзаца полужирным шрифтом.

- первый абзац, формулирующий цель документа, делайте небольшим.

- выделяйте пункты плана.

- вместо смены гарнитуры шрифта, используйте подчеркивание или курсив.

Не следует писать деловые письма, когда вы находитесь в состоянии сильного эмоционального возбуждения, - это может негативно отразиться на содержании вашего послания.

Избегайте использовать неоднозначных слов и выражений - двусмысленность ведет к непониманию.

деловой письмо реквизит этикет

Делись добром ;)