2.1 Формы организации внешнеэкономической службы на уровне предприятия

Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятельностью накоплен в специализированных внешнеторговых организациях (ВТО). Ведущей структурной единицей ВТО является фирма, работа которой специализируется на торговле определенными товарами либо с группой стран. Возглавляет фирму директор и в зависимости от объема работы - несколько его заместителей.

Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВТО, можно условно разделить на три группы.

1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:

планово-экономический отдел - планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТО;

валютно-финансовый отдел - валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;

транспортный отдел - планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;

бухгалтерия ВТО - учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.

2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:

отдел конъюнктуры и цен - исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;

отдел рекламы и выставок - обеспечение рекламной деятельности ВТО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;

инженерно-технический отдел - изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;

отдел технического обслуживания и запчастей - организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах, обеспечение технических центров и зарубежных агентов объединения необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.

3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

отдел развития - совершенствование организационной структуры объединения;

отдел АСУ (ВЦ) - автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание совместно с другими отделами и фирмами баз данных и ведение их;

отдел кадров - вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;

отдел загранкомандировок - оформление командировок за границу;

канцелярия - регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

административно-хозяйственный отдел - снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;

юридический отдел - помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;

протокольный отдел - выполнение поручений руководства ВТО и фирм по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями.

Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД характерно для предприятий (организаций) независимо от их организационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках. Однако количество таких предприятий, естественно, меньше, чем количество предприятий, занимающихся производством. На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела (отдела внешнеэкономических связей) и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.

В состав ОВЭС входят следующие специалисты:

начальник отдела;

заместитель начальника отдела;

ведущий экономист по внешнеэкономическим связям;

переводчики (2 чел.);

экономисты по внешнеэкономическим связям (2 чел.);

экономисты по сбыту (4 чел.);

специалисты по таможенному оформлению (3 чел. по экспорту и 1 чел. по импорту).

Отдел по ВЭС является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется помощнику генерального директора по внешним экономическим связям. В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:

1. Проведение маркетинговых исследований рынков сбыта продукции ОАО.

2. Организация договорных отношений с экспортирующими организациями.

3. Работа с организациями-посредниками.

4. Участие в переговорах, разработка и оформление контрактов на поставку продукции за валюту в дальнее зарубежье.

5. Организация обеспечения производства экспортными заказами совместно с другими службами ОАО.

6. Осуществление лицензирования и декларирования грузов.

7. Совместно со службами ОАО осуществление контроля за ходом выполнения экспортных заказов, соблюдением сроков отгрузки согласно заключенным контрактам.

8. Контроль за своевременной оплатой счетов в СКБ и поступлением валюты на счета ОАО и посредников.

9. Контроль обеспечения расчетов с другими организациями за проведение операций, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

10. Участие в планировании ВЭД.

11. Организация и обеспечение своевременного составления отчетной документации по внешнеэкономическим связям.

12. Организация работы с представителями фирм, иностранными специалистами, прибывающими в ОАО.

13. Организация рекламы продукции.

14. Организация повышения квалификации работников отдела. [9]